Hoe maak je een effectieve to-do lijst?

to do lijsten should could would did

Het is maandagochtend. Vol ambitie begin je aan je week. 2 blogberichten. Werken aan je blog. Een paar offertes. Domeinnaam voor nieuw project vastleggen. SEO, social media. En nog drie afspraken. Op vrijdagmiddag heb je maar bar weinig van je to-do lijst afgestreept. Wat moest gebeuren is gedaan. Maar verder? Niet zo veel. Je bent zwaar teleurgesteld. Hoe krijg je het toch voor elkaar dat je zo weinig doet?

Een blaadje vol met taken

Iedereen maakt voor zichzelf wel eens een to-do lijst. Patty Golsteijn heeft in een blogpost op de website van Lifehacking haar to-do lijstje voor een week neergezet en bijgehouden hoe dat ging. Zij kwam er achter dat ze maar 12% van haar ‘arbeidsuren’ echt heeft besteedt aan haar to-do’s

Dat betekent dat er nog 8 keer zoveel taken waren dan wat er al was uitgevoerd. Dat is op z’n minst schokkend te noemen. Maar waar gaat dat mis?

Ken jezelf

Het is moeilijk om voor jezelf in te schatten hoeveel tijd iets nou echt gaat kosten. Òf we onderschatten het, òf we overschatten het. Dat blijkt wel als je een planning maakt die helemaal verkeerd loopt. Dat kan aan verschillende dingen liggen:

1. Er wordt onderschat (of overschat) hoeveel tijd iets kost

2. Er wordt onder-/overschat hoe productief je zelf bent

3. Er wordt geen rekening gehouden met onverwachte gebeurtenissen

4. Er wordt te weinig aan het eigen lichaam gedacht

De stapel e-mails die je door moet werken ’s ochtends is meestal groter dan je verwacht. Je spendeert meer tijd op Facebook en Twitter dan je toe wilt geven, de nieuwsberichten en nieuwe blogposts zijn interessanter dan je in eerste instantie zou denken, en je eigen blogpost heeft toch meer aandacht nodig dan je van je planning kan vergen.

De harde werkelijkheid is dat een strakke werkplanning helemaal niet lukt. Je wordt altijd afgeleid, je werkt niet altijd keihard en de stapel werk is meestal groter dan je eerst dacht.

Het bedrijf iDoneThis heeft met de cijfers uit hun applicatie voor to-do lijstjes kunnen achterhalen hoe mensen omgaan met taken. De cijfers zeggen dat:
to do lijsten percentage afmakers

Zelfs de groten lukt het niet

In het boek Willpower van John Tierney en Roy Baumeister staat een anekdote van Benjamin Franklin, die ook een strak werkschema wou hanteren:

When, as a young journeyman printer, he tried to practice Order by drawing up a rigid daily work schedule, he kept getting interrupted by unexpected demands from his clients — and Industry required him to ignore the schedule and meet with them.

If he practiced Frugality (‘Waste nothing’) by always mending his own clothes and preparing all his own meals, there’d be less time available for Industry at his job — or for side projects like flying a kite in a thunderstorm or editing the Declaration of Independence.

If he promised to spend an evening with his friends but then fell behind his schedule for work, he’d have to make a choice that would violate his virtue of Resolution: ‘Perform without fail what you resolve.’

Iedereen maakt dezelfde fout: zelfoverschatting. Je wil veel te veel af krijgen in veel te weinig tijd, waardoor eigenlijk alles in de soep loopt. Hoe kun je er voor zorgen dat je to do-list ook daadwerkelijk haalbaar is?

to do lijsten achtervolgen

“Just do it” – Een echt effectieve to-do lijst

Waarom maak je een to-do lijstje? Om effectief te kunnen werken. Waarom zorgt deze lijst er dan juist voor dat je je absoluut niet effectief voelt?

Dat komt omdat er prioriteit wordt gegeven aan te veel – of de verkeerde – dingen. Een psycholoog die over tijdmanagement moest praten op het Pentagon, gaf de aanwezigen een test. Ze moesten hun strategie in 25 woorden opschrijven:

The exercise stumped most of them. None of the distinguished men in uniform could come up with anything.

The only general who managed a response was the lone woman in the room. She had already had a distinguished career, having worked her way up through the ranks and been wounded in combat in Iraq.

Her summary of her approach was as follows: ‘First I make a list of priorities: one, two, three, and so on. Then I cross out everything from three down.’

Het is leuk om een to-do lijstje te hebben, maar er moeten dan wel taken op staan die je ook echt gaat doen. Hoe kun je er voor zorgen dat je een goede to do-list maakt die je ook echt motiveert?

Tussendoor: de to-do lijst van Johnny Cash

to do lijsten johnny cash

Hoewel het geen perfect voorbeeld is van een to-do lijstje, kunnen we er niet omheen dat Cash er erg veel succes mee had. En het is een effectieve lijst met taken die specifiek zijn, en allemaal op één dag gedaan kunnen worden.

Tips voor het maken van de beste to-do lijst

1. Stel prioriteiten

Zonder een volgorde van belangrijkste taken raak je in paniek als er opeens iets af moet waar je nog niet aan begonnen was. Kijk na wanneer bepaalde taken af moeten zijn, en geef de belangrijkste taken voorrang op de minder belangrijke.

2. Schat de tijd voor een taak ruim in

Je weet nooit wat er gebeurt. Het koffiezetapparaat ontploft. De vaatwasser loopt weg. Het zijn kleine afleidingen die ontzettend veel tijd kosten. Hou daarmee rekening in de werkdag, want je taak loopt zomaar uit.

3. Hak grote projecten in kleine stukjes

Als er een project is wat heel veel tijd gaat kosten, probeer dit project dan in kleinere deeltaken te verdelen. Zo zie je elke stap weer progressie in het project, en blijf je gemotiveerd.

4. Specificeer taken

“Start een artikel”

Dus. We zetten een inleiding neer. En dan? Wat gebeurt er daarna? Niks. Het artikel is namelijk gestart, en meer werd er niet gevraagd.

Op de to-do lijstje moeten taken staan die te meten zijn. Als je neerzet dat je ‘gaat werken aan het financiële rapport’, dan zit je nog tot middernacht. Als je neerzet: ‘maak sectie 1 en 2 van het financiële rapport’, dan is de taak al specifieker.

5. Schuif taken door

Heb je een taak (of meerdere) niet af gekregen? Zet deze dan bovenaan de prioriteitenlijst voor de volgende dag. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat je een taak uiteindelijk vergeet af te maken.

6. Kijk de lijst na

Om de lijst echt effectief te maken, zul je kritisch moeten blijven. Zorg er voor dat je de lijst aan het einde van de periode analyseert, en kijkt wat er beter kan. Heb je toch iets te veel tijd genomen? Waren de prioriteiten goed? Uiteindelijk zal de ervaring er in sluipen, en weet je hoeveel tijd elke taak kost en wat je zelf waard bent.

7. Maak de to-do lijst van tevoren

Het heeft geen zin om aan het begin van de dag een lijstje te maken voor de rest van de dag. Dan zet je namelijk alleen de voor de hand liggende taken neer. Kijk een paar dagen naar voren, zodat je weet of er aan de horizon grote taken liggen te wachten.

Omdenken: geen to-do lijstje, maar een have done-lijst

Er is één nadeel aan een to-do lijstje: als je een taak niet af krijgt, kan deze blijven hangen in je gedachten. Je gaat je slecht voelen omdat je iets niet af hebt gekregen wat je eigenlijk wel verwacht had af te kunnen krijgen.

Dit heet het Zeigarnik-effect. Ons brein zeurt dat die ene taak niet is afgemaakt, en dit blijft in je hoofd doorzeuren tot de taak is volbracht.

to do lijsten het brein

Wat kun je daar tegen doen? Kijk naar het positieve wat die dag heeft voortgebracht, kijk naar wat je wel hebt gedaan. Maak een lijst met dingen die je juist wel hebt gedaan die dag.

Alles wat je gedaan hebt mag op deze lijst. De volbrachte taken, maar ook kleine dingetjes, zoals het versturen van uitnodigingen voor een borrel. Aan het einde van de dag kun je terugkijken op deze kleine overwinningen en voel je je een stuk beter over je dag.

Janet Choi, blogger op de website 99u, zegt daar over: “Your done list acts as a signpost, a manifestation of all that day’s hard work.

Ook kun je later, weken later misschien, terugkijken op alles wat je hebt gedaan. Dat kan in tijden waarop je niet zo gemotiveerd bent een flinke boost geven om je toch extra in te zetten.

Klaar voor een motivatieboost?

Takenlijstjes zijn handig om meerdere redenen. Je leert jezelf kennen, je leert geleidelijk om steeds beter te plannen, en je maakt voor jezelf een motivatieshot voor mindere tijden.

Op internet zijn veel manieren te vinden hoe je een to-do lijstje kan bijhouden. Het kan via sites, apps of programma’s. Forbes heeft een top 9 van beste apps voor to-do lijsten gemaakt. Maar vergeet ook de niet-digitale manieren niet. Het ouderwetse pen en papier maakt ook een geweldige to-do lijst.


Reacties

  • Claire

    Super leuk artikel geschreven!